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Mit diesem Buch sollen die Lücken und Herausforderungen angegangen werden, die eine effektive und effiziente Verwaltung von Beschaffungsunterlagen untergraben haben. Es zeigt auf, welche Stelle für die Kontrolle, Koordinierung, Pflege und Entsorgung von Unterlagen zuständig ist. Das Buch berücksichtigt die Anforderungen, die für die Verwaltung von Beschaffungsunterlagen erforderlich sind, und legt einen geeigneten Rahmen fest, der die effektive Verwaltung von Beschaffungsunterlagen unterstützt. Das Buch enthält eine umfassende schriftliche Erklärung, die den Zweck, die Ziele, die Bedingungen und den Umfang von Records Management-Aktivitäten in einer Organisation umreißt. Darüber hinaus werden Schlüsselthemen wie die Anforderungen an eine geeignete Aufbewahrung von Unterlagen sowie solide Systeme und Verfahren für die Verwaltung von Unterlagen behandelt. Es werden allgemeine Richtlinien für die Erstellung, den Erhalt, die Verwendung, die Pflege, die Aufbewahrung, den Zugang und die Entsorgung von Beschaffungsunterlagen in Beschaffungsstellen aufgestellt. Es weist Ämtern und Personen Verantwortlichkeiten zu, um Rechenschaft und Effizienz zu gewährleisten. Es versucht, die Standardisierung und Konsistenz bei der Anwendung von Verfahren und Praktiken bei der Verwaltung von Beschaffungsunterlagen im Einklang mit den bestehenden Gesetzen und Vorschriften zu erleichtern.