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Masterarbeit aus dem Jahr 2005 im Fachbereich BWL - Unternehmensführung, Management, Organisation, Note: 1,0, Hochschule der Medien Stuttgart (Fakultät Information und Kommunikation), Sprache: Deutsch, Abstract: Inhaltsangabe:Einleitung:
Records Management ist im Grunde ein alter Hut . Doch während sich das professionelle Records Management in den USA bereits als wirkungsvolles Instrument zur Bewältigung der Informationsflut und daraus resultierender Probleme etabliert hat, ist das Konzept gerade auch in der deutschen Privatwirtschaft weitestgehend unbekannt. Die klassische Schriftgutverwaltung gilt hierzulande vielmehr als notwendiges Übel denn als profitables Instrument des E-Business.
Kein Zweifel: Der Einzug des Informationszeitalters hat unser Leben nachhaltig verändert. Wir alle müssen uns über kurz oder lang damit abfinden, dass elektronische Informationen zunehmend unseren privaten wie auch unseren geschäftlichen Alltag dominieren. Insbesondere Unternehmen sehen sich derzeit mit dem Problem konfrontiert, dass neben Papierakten vermehrt elektronische Geschäftsunterlagen zu verwalten sind, für die sich die althergebrachten Methoden nur bedingt oder gar nicht eignen. Das zunehmende Interesse an Dokumenten-Management-Systemen (DMS) zeigt, dass der Einsatz innovativer Instrumente an Bedeutung gewinnt, doch gerade DMS-Projekte werfen u. a. die Frage auf, wie sich eine Einführung auf die bisherige Schriftgutverwaltungs- und Archivierungspraxis auswirken wird.
Ein Grundproblem von DMS stellen die unterschiedlichen Interessen der Anwendergruppen dar. In den meisten Unternehmen steht verständlicherweise die (gemeinsame) Bearbeitung bzw. der Austausch aktueller Dokumente im Vordergrund und nicht die Langzeitaufbewahrung inaktiver Dokumente. Eine enorme Masse intern erzeugter oder von außen eingegangener Informationen erschwert die Ausfilterung der richtigen Geschäftsunterlagen, um diese für die Zukunft zu sichern. Gerade unter diesem Aspekt ist die bislang übliche rückwirkende Archivierung nahezu unmöglich geworden.
Es muss also andere Mittel und Wege geben. Die Arbeit möchte unter anderem auch eine Antwort auf die Frage liefern, ob und inwieweit sich Records Management als Schlüssel zur Beherrschung der heutigen Informationsflut bzw. als Vorstufe für eine professionelle Archivierung eignet. Fakt ist, dass eine mangelhafte Steuerung des Informationszugriffs nicht nur den Geschäftsbetrieb behindert, sondern letztlich auch den unternehmerischen Erfolg gefährdet. Dass die Zerstörung geschäftskritischer Unterlagen sogar das völlige Aus bedeuten kann, dürfte sich inzwischen auch in deutschen Kreisen herumgesprochen haben. Vorsorgemaßnahmen zur Sicherung von Informationen sind unerlässlich. Mehr denn je bedarf es heute eines Verfahrens, das den Umgang mit elektronischen, aber auch mit den verbleibenden analogen Unterlagen regelt.
Hybride Informationsbestände sind fürwahr nichts Neues. Dennoch fehlt es in den meisten Organisationen an verbindlichen Vorgaben hinsichtlich ihrer Handhabung. Stattdessen liegt das Prozedere häufig im individuellen Ermessen des Mitarbeiters. Dies gilt insbesondere auch für die Ablage: Weit und breit führen willkürlich entstandene digitale Datensammlungen ein Paralleldasein zu dem in der Regel nach wie vor vorhandenen Papierchaos. Die aus dieser Koexistenz resultierende, teils redundante Informationsmasse erschwert die einheitliche Verwaltung in ganz erheblichem Maße.
Klassische Papierunterlagen liegen in der Praxis mehr oder minder sorgfältig präpariert vor. Ihr Zugriffskomfort hängt maßgeblich von den jeweiligen Ablagegepflogenheiten ab. Mancherorts existieren zentrale Registraturen oder Archive zum Zwecke der Aktenverwaltung. Digitale Informationen wiederum verteilen sich in der Regel über die gesamte Organisation. Ihre Ablage erfolgt in vielen Fällen ohne Rücksicht auf Relevanz und/oder Lebensdauer, nicht selten k...
Records Management ist im Grunde ein alter Hut . Doch während sich das professionelle Records Management in den USA bereits als wirkungsvolles Instrument zur Bewältigung der Informationsflut und daraus resultierender Probleme etabliert hat, ist das Konzept gerade auch in der deutschen Privatwirtschaft weitestgehend unbekannt. Die klassische Schriftgutverwaltung gilt hierzulande vielmehr als notwendiges Übel denn als profitables Instrument des E-Business.
Kein Zweifel: Der Einzug des Informationszeitalters hat unser Leben nachhaltig verändert. Wir alle müssen uns über kurz oder lang damit abfinden, dass elektronische Informationen zunehmend unseren privaten wie auch unseren geschäftlichen Alltag dominieren. Insbesondere Unternehmen sehen sich derzeit mit dem Problem konfrontiert, dass neben Papierakten vermehrt elektronische Geschäftsunterlagen zu verwalten sind, für die sich die althergebrachten Methoden nur bedingt oder gar nicht eignen. Das zunehmende Interesse an Dokumenten-Management-Systemen (DMS) zeigt, dass der Einsatz innovativer Instrumente an Bedeutung gewinnt, doch gerade DMS-Projekte werfen u. a. die Frage auf, wie sich eine Einführung auf die bisherige Schriftgutverwaltungs- und Archivierungspraxis auswirken wird.
Ein Grundproblem von DMS stellen die unterschiedlichen Interessen der Anwendergruppen dar. In den meisten Unternehmen steht verständlicherweise die (gemeinsame) Bearbeitung bzw. der Austausch aktueller Dokumente im Vordergrund und nicht die Langzeitaufbewahrung inaktiver Dokumente. Eine enorme Masse intern erzeugter oder von außen eingegangener Informationen erschwert die Ausfilterung der richtigen Geschäftsunterlagen, um diese für die Zukunft zu sichern. Gerade unter diesem Aspekt ist die bislang übliche rückwirkende Archivierung nahezu unmöglich geworden.
Es muss also andere Mittel und Wege geben. Die Arbeit möchte unter anderem auch eine Antwort auf die Frage liefern, ob und inwieweit sich Records Management als Schlüssel zur Beherrschung der heutigen Informationsflut bzw. als Vorstufe für eine professionelle Archivierung eignet. Fakt ist, dass eine mangelhafte Steuerung des Informationszugriffs nicht nur den Geschäftsbetrieb behindert, sondern letztlich auch den unternehmerischen Erfolg gefährdet. Dass die Zerstörung geschäftskritischer Unterlagen sogar das völlige Aus bedeuten kann, dürfte sich inzwischen auch in deutschen Kreisen herumgesprochen haben. Vorsorgemaßnahmen zur Sicherung von Informationen sind unerlässlich. Mehr denn je bedarf es heute eines Verfahrens, das den Umgang mit elektronischen, aber auch mit den verbleibenden analogen Unterlagen regelt.
Hybride Informationsbestände sind fürwahr nichts Neues. Dennoch fehlt es in den meisten Organisationen an verbindlichen Vorgaben hinsichtlich ihrer Handhabung. Stattdessen liegt das Prozedere häufig im individuellen Ermessen des Mitarbeiters. Dies gilt insbesondere auch für die Ablage: Weit und breit führen willkürlich entstandene digitale Datensammlungen ein Paralleldasein zu dem in der Regel nach wie vor vorhandenen Papierchaos. Die aus dieser Koexistenz resultierende, teils redundante Informationsmasse erschwert die einheitliche Verwaltung in ganz erheblichem Maße.
Klassische Papierunterlagen liegen in der Praxis mehr oder minder sorgfältig präpariert vor. Ihr Zugriffskomfort hängt maßgeblich von den jeweiligen Ablagegepflogenheiten ab. Mancherorts existieren zentrale Registraturen oder Archive zum Zwecke der Aktenverwaltung. Digitale Informationen wiederum verteilen sich in der Regel über die gesamte Organisation. Ihre Ablage erfolgt in vielen Fällen ohne Rücksicht auf Relevanz und/oder Lebensdauer, nicht selten k...