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Hoje em dia, o armazenamento de documentos em formato digital e a sua rápida recuperação, é uma actividade primordial de uma biblioteca. Assim, as bibliotecas requerem um mecanismo automatizado de armazenamento e recuperação de informação ou documentos digitais. O formulário digital e online bifurca-se de acordo com o seu formato de ficheiro como pdf, word, excel, power point, npg, mp3, mp4, mpegav, mpgav, jepg, jpg etc. Para armazenar, manusear e recuperar vários tipos de documentos, é necessário um mecanismo específico e inclui hardware e software de computador. Digitalizar significa adquirir, converter, armazenar e recuperar de forma padronizada e organizada com a ajuda de gadgets técnicos modernos. O benefício mais óbvio da digitalização é preservar o documento durante muito tempo em bom estado e fornecê-lo aos utilizadores em formato digital, utilizando tecnologia digital. O investigador desenvolveu um módulo automatizado utilizando WINISIS e software de uso geral. Ele concebeu dois mecanismos, um para armazenamento e outro para recuperação. O mecanismo de recuperação não só fornece detalhes bibliográficos, mas também acesso directo ao documento armazenado no sistema.