Günter, der innere Schweinehund, geht ins Büro

19. Wenn der Postmann klingelt (S. 43-47)

»Aber wenn ich dann meinen Rhythmus gefunden habe, bleibt immer noch das Problem, dass alles viel zu lange dauert. Allein die Post zu öffnen, kostet mich viel Zeit.« Leider, Günter, ist das so. Doch es führt kein Weg daran vorbei: Was im Posteingang liegt, muss bearbeitet werden. Heute! »Briefe, Dokumente, E-Mails oder Faxe. Man ertrinkt noch in dieser Informationsflut!« Keine Panik, Günter! Mit der Fünf-Minuten-Methode hast du alles im Griff. »Fünf-Minuten-Methode?« Pass mal auf: Für jedes Dokument nimmst du dir maximal fünf Minuten Zeit, um es grob zu überfliegen und dann sofort zu entscheiden, ob du es wegwirfst, weiterleitest oder selbst bearbeitest.

Dabei hilft dir ein kleines Frage-Antwort-Spiel: Ist das Dokument nützlich? Nein? Weg damit! Ja? Für wen? Für andere? Weiterleiten! Für die Chefin oder den Chef? Behalten und ab in die Postmappe! Ist in dem Schreiben ein Termin genannt? Ja? Im Kalender vermerken und ab in die Postmappe! Muss auf den Inhalt reagiert werden? Ja? Eilt es? Sofort mit der Chefin oder dem Chef besprechen! Eilt nicht? Das Dokument wandert in die Wiedervorlage! Auf den Inhalt muss nicht reagiert werden? Gibt es dann gesetzliche Aufbewahrungsfristen? Ja? Ablage! Nein? Dann in den Papierkorb damit! Wird das Dokument dennoch intern aufbewahrt? Ja? Ablage!

20. Aufbewahren oder wegwerfen?

»Puh! Für all diese Dokumente brauchst du ziemlich viele Ordner!« Klar, man muss ja auch nicht alles aufbewahren. Dafür gibt es sogenannte Wertstufen bei Dokumenten. Sie erleichtern die Entscheidung, wie lange etwas archiviert wird. Dokumente mit Tageswert wie Zeitungen, Notizzettel oder unverlangte Angebote werden gelesen, erledigt und dann weggeworfen oder weitergeleitet. Angebote, Bewerbungsunterlagen, Fahrpläne oder Preislisten sind an eine bestimmte Frist gebunden. Vernichtungs- oder Rücksendetermin festlegen und ab damit in die Wiedervorlage! Unterlagen mit Gesetzeswert dokumentieren lückenlos die Handels- und Geschäfts vorgänge.

Sie werden sechs Jahre (Unterlagen mit Bedeutung für das Steuerrecht) beziehungsweise zehn Jahre (Geschäftsbücher und Bilanzen, Journale, Aufzeichnungen, Inventare) aufbewahrt. Dauerwert besitzen Unterlagen über den Betrieb, seine juristischen Grundlagen und seine Entwicklung wie der Gesellschaftervertrag, die Patentschriften oder Grundstücksunterlagen. Sie werden dauerhaft aufbewahrt und gehören in ein sicheres, separates Archiv. »Okay verstanden: aufbewahren, Papierkorb, aufbewahren, Papierkorb … Ich fange gleich mal mit diesem Stapel hier an!«

21. Postmappe – kompakt und komplett

»So, jetzt steckt die gesamte Post von heute in einer Mappe. Der Eingangsstempel ist drauf. Also ab damit zum Boss!« Halt, Günter! Einfach Umschlag aufreißen, abstempeln und abliefern – so läuft das nicht. Die Chefin oder der Chef muss sich die Zeit noch viel besser einteilen als du. Du hilfst dabei, wenn du die Unterlagen so vorbereitest, dass sie oder er sich schnell einen Überblick verschaffen kann: Füge zu den Schriftstücken schon vorhandene Unterlagen hinzu.

Ergänzende Informationen – zum Beispiel aus einem Telefonat – kannst du auf einer Haftnotiz festhalten. Zu einem eingehenden Auftrag ergänzt du auch das Angebot deiner Firma. Rechnungen werden mit Bestellungen verglichen und abgezeichnet. Wenn die Chefin oder der Chef einverstanden ist, kannst du wichtige Stellen im Brief schon vorab markieren. Fachzeitschriften blätterst du grob durch, interessante Artikel werden mit einer Haftnotiz gekennzeichnet. »So wird die Postmappe ja zu einem richtigen Arbeitshandbuch. « Genau, Günter, gut erkannt!