Heinz Hoffmann

Behördliche Schriftgutverwaltung

Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden

• Buch mit Leinen-Einband

Produktbeschreibung

Im Mittelpunkt dieses bereits zum Klassiker gewordenen Werkes stehen die organisatorischen Aspekte einer gutorganisierten Schriftgutverwaltung. Das Buch wendet sich vornehmlich an Organisatoren und Praktiker. Nützlich ist es auch für die Beratungstätigkeit der Archivare, die behördliches Schriftgut übernehmen und deshalb besonders auf eine gut arbeitende Schriftgutverwaltung Wert legen müssen, sowie für jeden am behördlichen Informationswesen Interessierten.

Produktdetails

• Schriften des Bundesarchivs 43
• Verlag: Oldenbourg
• 2. Aufl.
• Seitenzahl: 668
• Erscheinungstermin: 17. Mai 2000
• Deutsch
• Abmessung: 246mm x 165mm x 47mm
• Gewicht: 1336g
• ISBN-13: 9783486564914
• ISBN-10: 3486564919
• Artikelnr.: 08821950

Rezensionen

Frankfurter Allgemeine Zeitung | Besprechung von 04.09.2000

Hoffmanns Empfehlungen
Zu den Akten und ins Archiv: Wie Schriftstücke verwaltet und aufbewahrt werden sollten

Heinz Hoffmann: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden. Harald Boldt Verlag im R. Oldenbourg Verlag, 2. Auflage, München 2000. 668 Seiten, 105 Tabellen, 98 Mark.

Das Wort Akten hat seit der Tätigkeit des Sonderermittlers Hirsch im Bundeskanzleramt Hochkonjunktur. Weiterhin steht der vollmundig erhobene Vorwurf im Raum, daß die Regierung Kohl im Herbst 1998 in großem Umfang Schriftstücke habe vernichten lassen, um "Spuren zu beseitigen": Spuren des "großen Geldes", die in die Regierungszentrale führen sollen.

Für professionelle Aktensucher und neugierige Behördenliebhaber ist in diesen Tagen in zweiter Auflage ein Klassiker über das Registraturwesen erschienen. Oberamtsrat Hoffmann, seit 1964 im Bundesarchiv, hat all das zusammengetragen, was Verwaltungsangehörige und Archivare über behördliches Schriftgut wissen sollten. An Ermittler als Adressaten dachte 1992 noch niemand, als die erste Auflage mit 1200 Exemplaren herauskam. Sie wurde zur erfolgreichsten Publikation in der Reihe "Schriften des Bundesarchivs".

Reichskanzler von Bismarck kritisierte am 14. Februar 1874, daß Aktenstücke "häufig von einem Umfang seien, welcher deren Benutzung in hohem Grade erschwert. Seine Durchlaucht hat daher bestimmt, daß fortan kein Aktenstück schwerer als zwei Kilo wiegen dürfe." Trotz dieser und anderer Verfügungen waren Uneinheitlichkeit und Rückständigkeit das besondere Merkmal der kaiserlichen Reichs- und Aktenverwaltung, die sich vornehmlich auf Journale und Geschäftstagebücher über ein- und ausgehende Schreiben stützte. In fast fünfzig Jahren kam keine Gemeinsame Geschäftsordnung (GGO) der Reichsämter zustande. Erst Arnold Brecht, seit Ende 1921 als Abteilungsleiter im Reichsministerium des Innern, brachte die erste GGO auf den Weg. Ihr folgte 1927 eine Registraturanordnung für die Reichsbehörden.

Aus einzelnen Schriftstücken entstehen Akten und aus ihnen das Schriftgut. Die eigentliche Bearbeitung von Schriftstücken geschieht heute "sachbezogen". Daher werden im Normalfall Sachakten gebildet, nur in Ausnahmefällen Serienakten, die allein nach formalen Kriterien zusammengestellt werden. Um Akten in einer Registratur jederzeit finden zu können, haben sie ein Geschäftszeichen, das aus der Kurzbezeichnung der zuständigen Arbeitseinheit der Behörde und einem Aktenzeichen besteht, das inhaltlich nach dem Aktenplan bestimmt wird. Tagebuchnummer und Geheimhaltungsgrad können bei Verschlußsachen hinzukommen. Das Aktenverzeichnis stellt schließlich den "Nachweis aller gebildeten Akten" dar.

Fünf Aufgaben umfaßt das Verwalten von Schriftgut: Ordnen, Registrieren, Aufbewahren/Ablegen, Bereitstellen und Aussondern. Zuständige Bearbeiter der Akten in den Referaten der Behörde und die Registratoren sollten stets eng zusammenarbeiten. Dabei ist Hoffmann klar, daß Registratoren kein hohes Ansehen genießen: Ihnen haftet ein gewisses "Sozialfall-Image" an. Außerdem stiegen sie trotz hoher fachlicher Anforderungen aus Sparsamkeitszwängen schon vor mehr als siebzig Jahren aus den kaiserzeitlichen Sachbearbeiter-Höhen des "gehobenen Dienstes" in die schlechter bezahlten Tiefen des "mittleren Dienstes" der Republik ab.

Wer etwas über Privatdienstschreiben und den Wechsel von Aktenzeichen wissen will, kann jetzt wieder zu Hoffmanns Buch greifen. Dort steht schwarz auf weiß, daß die beliebten, selbstangelegten Handakten hoher Ministerialbeamter und Politiker nicht mit Schriftstücken "ergänzt" werden dürfen, die in die eigentlichen Dienstakten gehören. Daneben wird deutlich, daß für das Aussondern von Akten nicht die Entscheidungsträger selbst zuständig sind, sondern einzig und allein das Bundesarchiv. Dort wird laut Gesetz von 1988 entschieden, was von bleibendem Wert ist "für die Erforschung oder das Verständnis der deutschen Geschichte, die Sicherung berechtigter Belange der Bürger oder die Bereitstellung von Informationen für Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtsprechung." Es besteht sogar eine Anbietungspflicht gegenüber dem Bundesarchiv für die in den Behörden nicht mehr benötigten Akten.

Sonderermittler und Historiker erinnert Hoffmann daran, daß nicht jeder kleine Bearbeitungsschritt in dieser oder jener Angelegenheit von einem "vernünftigen" Beamten in Vermerken festgehalten wird, sondern nur die "wesentlichen Entwicklungsschwerpunkte". Der Zwang zur Schriftlichkeit könne "leitungshemmend" sein. Vielleicht hält ein solcher Zwang aber auch von ungehemmtem Regieren ab.

RAINER BLASIUS

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"Für professionelle Aktensucher und neugierige Behördenliebhaber ... ein Klassiker über das Registraturwesen." Rainer Blasius, FAZ, 4.9.2000